红头文件是对“带有大红标题和红色印章的文件”的俗称，此类文件具有权威性和严肃性，因此对排版格式也有相应的规范化的标准要求。
政府机关单位的红头文件的排版格式是参照国标《党政机关公文格式》执行，一个文件里的组成要素通常比较多，但一般企业里的红头文件可以不必那么繁琐，有些要素可以省略，可以结合自己企业的实际情况，确定几个主要标准即可。
具体要求
（一）用纸标准
目前的红头文件用纸原则上采用A4纸，幅面尺寸为：210 mm×297 mm。A3、B5等纸型几乎不用。但如果红头文件有附表，且附表内容较多，A4纸型难以完全打印出来，就只能用A3纸型打印附表，与正文一齐装订后将多出来的部分进行折叠。
（二）版面要求
1、页边距设置：一张A4纸的上白边叫作“天头”，下白边叫“地（底）脚”，左白边叫“订口”，右白边叫“切口”，也就是我们在排版时常说的上、下、左、右页边距。
2、行数与字数：国标《党政机关公文格式》的要求是“一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。”所以，具体多少行、多少字可以根据企业的习惯，或者每个文件的内容多少来定。
（三）排版标准
1、发文机关标志：红头文件首页红色分隔线以上的部分称为版头，其最主要的组成要素就是发文机关标志，也可以说是发文单位名称。一般由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称，发文机关标志的颜色要求使用醒目的红色，字体在国标里推荐用小标宋体，企业也可根据自己需求选择合适的字体。
2、发文字号：发文字号是版头里第二个重要的组成要素，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，一般位于发文机关标志下空二行位置，居中排布。发文字号中的年份与发文顺序号须用阿拉伯数字标注。其中，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括起来；发文顺序号要注意两点，一是不加“第”字，二是不编虚位，即“1”不编为“01”，在阿拉伯数字后加“号”字。
3、文件标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成。由于发文机关标志中已体现出发文单位的名称，所以企业里的红头文件有时也会省略标题中的发文机关名称。标题一般位于红色分隔线下方空一两行左右的位置，用二号字体。至于字体，国标里推荐用小标宋体，但我所在公司一般习惯用黑体字。标题根据字数多少分一行或多行居中排布，如需多行，要注意回行时按语气转行或在标点处转行，不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开，做到词意完整，排列对称，长短适宜。
4、主送机关：红头文件的主要受理机关，也就是收文单位，一般要使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。如果是企业内部发文，可以用“各分公司”“各门店”“各部门”等表述。主送机关通常位于标题下空一行位置，居左顶格，单位名称后标全角冒号。根据文件内容，方案、办法、实施意见等部分文件可以不带主送机关。
5、正文：红头文件的主体，用来表述文件的内容。一般用3号仿宋字体，根据实际情况也可以作适当调整。
6、附件说明：如果红头文件后面有附件，则要在正文下空一行左空两字写“附件”二字，后面标全角冒号和附件名称。如有多个附件，要使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。如附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐，也就是齐字排。
7、发文机关署名与成文日期：落款要署发文机关全称或者是规范化的简称，署名一般写成文日期之上，并以成文日期为准居中排版。上距正文（或附件说明）四行，当然具体还要兼顾文件最后一页的留白面积有多大。但尽量要确保盖章后，印章顶端不会压到正文（或附件说明）的文字。成文日期一般要按右空四字排版，用阿拉伯数字将年、月、日都标全，年份应用全称，月、日不编虚位，即“1”不编为“01”。如果文件最后一页所留空白面积太小，不能容下印章和落款，可以采取调整行距、字距的措施解决。
8、附件：附件要在另一页排版，一般与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格排在行。附件顺序号和附件标题要与附件说明的表述一致。附件的格式与正文相同。
9、印发机关和印发日期：企业里的红头文件可在文末排一条分隔线，在其下方，左空一字排印发机关，右空一字排印发日期（后加“印发”二字）。用阿拉伯数字将年、月、日都标全，年份应用全称，月、日不编虚位，即“1”不编为“01”。
（四）页码
一般用4号（或3号）宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线；单页码居右，双页码居左。红头文件的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
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