招投标公司归档及档案存放要求标准(招投标公司归档及档案存放要求)

招投标公司归档及档案存放要求标准

在招投标过程中，归档及档案存放是必不可少的一环。它可以记录整个项目的可追溯性，便于资料的管理，也是对公司管理质量的一种体现。以下是针对招投标公司的归档及档案存放要求标准：

文件类型及时间范围

首先，招投标公司在进行归档及档案存放时，需要对文件进行分类。这通常包括招标文件、投标文件、合同、付款申请单、发票等。这些文件不仅需要分类，还需要根据不同的时间范围和重要性进行存储。

一般来说，招投标文件应该妥善保管至少7年，合同由于重要性可能需要保存更长时间。付款申请单、发票等财务类文件应在经过核实无误后列入公司财务档案，并保存在合理的时间内。不同类型的文件需要遵守不同的时间范围和处理流程。

存储方式及安全性

其次，存储方式及安全性也是企业归档及档案存放的关键点。对于电子档案，招投标公司需要进行定期备份，避免因电脑故障等突发情况导致文件的丢失。同时，企业还需要设定相应的账号及权限，极力避免恶意破坏或篡改文件。

对于纸质档案，需要分类组织、总结、存放，尤其是合同等重要文件应采用专业2层防火文件柜存储。对于容易遭遇灾难的区域，如台风多发区、城市地铁沿线等应考虑选取相应的档案储藏室进行存放，保证档案的安全性。

档案查阅及调取

最后，招投标公司需要建立档案的查阅和调取制度，以及对查阅和调取人员进行资格审查。只有经过相关岗位授权的人，才能进行查阅和调取相关档案。

在实际工作中，查阅申请单是查阅和调取文件的必备材料，应在查阅和调取前填写并审核。同时，招投标公司应记录所有的查阅和调取行为，以便日后进行查询或处理。

招投标公司在进行归档及档案存放时，需要充分重视各方面的要求，建立完善的制度与流程，全力保障档案整体质量。合理的分类、恰当的存储方式、严格的安全措施以及完善的查阅和调取制度都是要求标准当中不可或缺的环节。

招投标公司归档及档案存放要求

招投标公司是一家专业从事招投标代理、询问、评审等服务的机构，每年都要处理大量的文件和资料。这些文件和资料的归档和存放非常重要，不仅关系到公司的运营效率，也关系到公司的法律责任和信誉。因此，招投标公司对档案归档和存放要有明确的要求。

档案归档要求

档案归档是指将文件和资料按照一定的标准分类、编号、总结、盖章等工序，使其具备完整的档案属性，并按照规定的目录系统和存档期限，存放于规范的档案室内。

分类要求

招投标公司的文件和资料种类非常繁多，因此需要进行分类归档。一般可按照以下方面进行分类：

• 项目分类：按照招标项目或业务类型进行分类。
• 时间分类：按照时间顺序进行分类。
• 性质分类：按照文件和资料的性质进行分类，如性质相同的文件和资料在同一个分类中。

编号要求

档案编号是对文件和资料进行统一编号，方便检索和管理。一般需要遵循以下原则：

• 全面性原则：对所有文件和资料均要编制编号。
• 仅有性原则：每一个档案编号只能应用于一个文件或一个资料。
• 连贯性原则：档案编号要与目录系统保持统一。

总结要求

档案总结是指将文件和资料按照分类和编号要求进行总结，对于重要的文件要进行说明，放在文件面前或后，以便查找时了解文件的性质。

盖章要求

文件和资料上标注招投标公司的公章和存档章，对于重要的文件还需要进行归档验收，由主管领导或其授权的人员对文件的编号、名称、存档日期等进行主管签字和日期盖章。

档案存放要求

档案存放是指将经过归档和总结的文件和资料，按照规定的目录系统和存档期限，存放于规范的档案室内，需要遵循以下要求：

存放环境要求

档案室应具备以下条件：

• 防潮、防火、防尘、防虫。
• 便于取放、检索、借阅。
• 安全可靠，避免档案遭到盗窃或破坏。
• 应定期进行消毒、检查。

目录要求

档案室内的文件和资料应按照目录系统存放。目录应遵循以下原则：

• 统一规格、格式。
• 全面准确，将所有文件和资料都纳入目录中。
• 按照分类和编号要求编制。
• 及时调整，对于新增的文件和资料要及时登记和总结。

存档期限要求

不同的文件和资料有不同的存档期限，招投标公司需要根据相关规定作出准确的存档期限。在存档期限到达之前要及时进行检查、更新、迁移和转换，确保存档期限的详细可行。

档案归档和存放是招投标公司的基础性工作。对于招投标公司而言，做好档案归档和存放可以提高办公效率，为公司发展提供重要支持和保障。因此，招投标公司需要建立健全的档案管理制度，完善档案存储设施，规范档案管理程序，加强档案的保密性、准确性、及时性和安全性，提较好案利用效益，实现档案管理的全面、科学和规范。