招投标预备费的定义

在招标文件中，预备费是指为确保顺利完成合同的履行，包括可能发生的差错、纠纷等事宜所设立的保证金或其它形式的经费，其数额一般在合同价款的一定比例内，由中标方在中标后支付给招标人或托管于合同签订的银行或第三方机构。

预备费的调整

招标单位在制定招标文件时，应当根据实际情况确定预备费的比例和金额，并在招标文件中明确规定。如果招标文件中的预备费比例和金额存在问题，或者在招标过程中发生了特殊情况，需要进行调整，则一般需要经过以下程序：

1.重新评估预备费比例和金额

招标单位可以通过重新评估工程的风险、合同的规模及难易程度等因素，来确定预备费的比例和金额。

2.征求中标方意见

如果在招标过程中，预备费比例和金额需要进行调整，招标人应当与中标人沟通并商定。招标人应当向中标人提供有关调整预备费比例和金额的合理依据。

3.修改招标文件并依法公告

如果必须对预备费比例和金额进行调整，则需要修改招标文件，重新制定招标策略，并依法公告。修改招标文件时，应当对预备费的比例、金额等内容进行相应的调整，并予以公告。除非另有规定，修改后的招标文件应当在招标文件规定的公告媒体上重新公告，并须给予足够的时间供供应商修改其报价及其他投标文件

4.重新评估报价

招标文件中的预备费比例和金额输入招标人和供应商双方的经济利益计算，一旦发生变化，就会影响到投标人的预期回报。因此，当预备费比例和金额发生调整之后，供应商的报价也需要重新评估。修改招标文件之前，招标人应当对报价进行重新评估，以确保修改后的招标文件真正反映出工程的风险、难易程度等情况，并能反映出供应商的报价。

预备费的调整需要综合考虑很多因素，包括风险、规模、难易程度以及中标方的意见等等。在进行预备费调整之前，招标人应当经过慎重的分析和评估，并向中标方提供有关调整预备费比例和金额的合理依据，确保调整后的预备费比例与金额合理，并及时修改招标文件并依法公告。同时，需要注意的是，预备费只能用于确保合同履行的一系列费用支出，并不能用作招标单位的收入，中标方支付的保证金应当在项目验收合格后及时返还。