随着政府采购制度的不断深入和发展，采购模式和监督机制的不断完善，采购中心集中采购、中介机构委托代理、部门采购相对独立、分散采购有效补充，都需要监督部门加强事前、事中和事后的有效管理，对不同部门实施的采购事项中一些主要环节的资料进行备案，并做到有项可立、有资料可看，由此可见，对政府采购活动在管理中的开始和完结后的资料备案越来越显得十分重要。
政府采购备案现状
现行政府采购管理工作中，采购监管和操作已经分设，相应的计划审批、公告管理、资金管理、程序监管等方面规范的力度较大，而同时对采购中心实施的集中采购监督和整个过程应当备案的资料管理较为规范，对采购代理机构、部门采购、分散采购备案资料的管理在制度、内容等方面存在一定的缺陷。形成了有项目、无管理，有审批、无手续，有内容、无资料的备案，不利于政府采购制度实施和管理。
（一）备案制度空白
很多地方虽然都建立和完善了政府采购很多制度和措施，但随着代理政府采购业务的机构增多和部门采购、自行采购业务的增加，对这些政府采购项目的管理和备案就显得十分薄弱。而在实际工作中，很多地方没有对集中采购、社会中介代理机构、部门采购、分散采购的政府采购活动建立和制定备案制度与措施。对集中采购机构也只是在相关文件中作了一些不是十分明确和具体的规定，因此造成监管机构在一些资料汇总、情况调查、质疑投诉中无手资料，形成在政府采购活动中书证的空白。
（二）备案观念淡薄
按照有关省市出台的规定，对开标前公告的发布、标书都要进行事前备案，可是一些采购单位对批准的部门采购、分散采购一些环节资料的备案根本就没有这个观念，尽管监管部门再三督促，可采购单位认为你批准我自己采购，就是我自己的事了，所以在政府采购活动程序、不同方式的规范上就存在很多无法管理问题。备案也就随之淡薄。
（三）备案内容不明
由于制度上的空白和备案观念的不强，在很多专地方备案的内容不统一，该备案的没有备，不该备案的却要求备案，如属于采购代理机构保存的资料，一些涉及到商家技术、价格的材料，有的监管机构要求备案，而对开标评标的记录却不要求备案，对一些招标公告、中标公告等应该备案的没有要求，却要对专家评审资料、专家打分汇总表等属于代理机构备案的却要求备案。使代理机构无所适从、左右为难。
（四）备案时间不一
有关省市一些文件规定：采购代理机构应当在采购活动实施前一个工作日，分别将招标公告、招标书、评标办法、评分标准及评审专家名单，评标报告形成后一个工作日，报同级政府采购监管部门备案。有的地方是开标前再将标书，公告等备案，原因是有的监管部门要审查标书，有的只是备案。
（五）备案手续不全
主要是对备案的一些资料没有交接签字手续，一些监管部门收到备案资料后，既不出具签字手续，也不对备案资料提出意见，事后迎检时却说一些项目没有备案，资料不全，程序和内容和法规的不相符等，使得监督和操作出现不必要的误会和摩擦。
建立和完善政府采购制度备案建议
（一）建立健全备案制度建设
1、出台相应的管理办法，使采购代理机构有法可依、有规可行；
2、建立和做好不同监督部门的备案制度，如纪检、综合招标管理办公室的备案等，明确相应的备案资料，做到备案资料统一，对主要环节资料相关招标活动程序进行备案，如项目审批计划、方式的批复、招标公告、中标结果等；
3、根据《政府采购法》，加强对采购代理机构的每项采购活动的采购文件的管理和监督。做到备案项目与采购活动中采购文件一致性，做到备案内容一致、保存时间一致、管理制度一致。
（二）强化部门采购和分散采购的备案管理措施
1、把握对部门采购和分散采购的项目审批、方式审批资料的备案；
2、对其采购过程必要资料如公告、标书、供应商的资格审查、评标办法、中标公告等关键环节和每步程序的主要资料的备案；
3、加强采购单位在实施部门采购和分散采购的档案建设工作和备案资料检查，防止虚假招标等不良现象的发生。
（三）完善和规范备案内容、时间、手续等要求
建立的备案制度中要明确备案详细具体内容，结合不同方式、确定不同方式备案主要资料、关键环节的资料，重点要求程序中的哪些手续和资料需要备案，哪些不需要备案，明确这些资料备案的时间限制和规定，并建立备案的手续交接和认定工作，做到事前没有备案的后面的工作就不予批准，使政府采购制度中的牵制制度体现在备案工作上。
（四）提高政府采购制度备案制度的认识、宣传和解释
增强其重要性认识，是监督管理和质疑投诉中重要信息来源和书证，是对采购代理机构才够互动程序监督的认证，是防止弄虚作假的一种手段。同时也是对政府采购档案工作另一方面的检验。要充分认识到它是采购监督日常工作，采购监督管理部门要大力宣传备案工作是站在对采购代理采购活动的支持与帮助，做好解释工作，使采购代理机构在日常的政府采购活动中主动备案，确保政府采购监督与操作工作相互协调，采购活动顺利进行。
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