逐字逐句理解招标文件
投标文件实际就是对招标文件的应答，所以投标文件也有叫应答文件的，只要充分理解招标文件，按照招标文件的要求来制作投标文件，那这份投标文件实际就是一份高质量的。然而很多情况下都是对招标文件理解不充分，导致格式错误、截止日期错过、提供证明文件缺失或错误、商务价格偏差较大等，从而形成废标或不中标。
所以我们需要本着实事求是的态度，客观、认真、仔细的解读招标文件内容，不要按自己的想法理解，重要的是招标方的想法。根据招标文件的格式来看（一般来讲，招标文件都具备相同的格式），需要重点关注理解的内容如下。
（一）理解投标人须知前附表
在投标人须知前附表中，一般会注明：本表关于要采购的货物及服务的具体资料是对投标人须知的具体补充和修改，如有矛盾，以本前附表为准。所以这个表涵盖了投标人需要了解的所有基础信息，有的信息对制作投标文件没有影响，有的信息对制作投标文件影响很大，需要我们重点关注，如：
1、招标的截止时间。需要根据招标截止时间，往前倒推标书制作的计划安排，同时把这份时间表同步给部门领导，让领导合理安排你的任务。毕竟做过标书的都有过熬夜加班的经历，如果不想夜间加班，告诉领导自己的任务量很重要，如果可以的话，在制作标书时间不充裕时，要及时向领导寻求帮助，避免忙中出错，吃力不讨好。
2、招标文件澄清截止时间。招标文件的内容是按照招标方的意图去体现的同时招标文件也是由人编写的，难免会出现前后不一致、歧义以及不明确的地方，当然还有一些不合理的地方，比如要求某个具体地区的业绩证明材料。这些都是我们在招标文件解读后需要提出疑问的地方。所以要在招标文件澄清截止时间发出自己的疑问。如果我们获取的时间较晚，时间上来不及提出疑问，问题不会太大，其它参与者提出疑问的后，招标方的澄清文件会同步发送给所有参与者。
3、投标保证金金额以及截止时间。没有投标保证金的汇款回执，意味着没法参与投标，在投标保证金汇款的过程中，一定要注意汇款要求，比如保证金应当由投标人基本账户汇出，并在汇款备注中必须注明参与项目简称。
4、投标文件的组成。投标文件的目录需要按照投标文件的组成进行编写
5、其它信息。投标文件的密封、装订要求：商务部分和技术部分是否需要分开装订密封、正本和副本是否需要分开密封；投标文件的数量要求：正本和副本各多少、是否需要电子版；投标文件的签字盖章要求：需要注意印章和签字的效力是不同的，需要签字的地方一定不要印章。还要注意是否需要逐页签字，很多时候都会遗漏这个要求。
（二）理解商务部分要求
商务部分都是一些资质文件上的要求，按要求提供即可，需要我们注意的是在有些条款下，是需要提供承诺函或声明函，而这些要求没有在投标文件格式要求中体现，往往就会发生遗漏。
（三）理解技术部分要求
技术部分是对招标货物或服务的技术要求，如果技术部分是我们配合招标方完成的，响应招标文件非常简单。然而实际情况是，配合招标方的不是仅仅一家单位，所以发标后，我们会发现招标文件糅合了多个单位的技术参数。也意味着我们可能是不能完全响应这份招标文件的。
在这个情况下，我们需要评估响应技术要求的成本，涉及到硬件产品的重新选型，软件的定制开发。把这个信息同步给销售和部门领导，由他们来考虑是否继续参与投标，如果参与，报价部分就需要考虑这点。
（四）理解评分表
评分表是招标文件的核心部分，通过这份评分表我们能快速地评估这个项目是不是具备中标的希望，为了帮助领导决策(也是为了帮助我们规避一些不必要做的标书)，评估后以具体的分值提供给领导，按照客观分和主观分进行划分，客观分按实际得分计算，主观分按满分计算。后续制作投标文件的所有工作也都是围绕着评分表来展开的。评分表一般分为三部分，商务部分、价格部分、技术部分。
1、商务部分一般为分为公司资质、业绩资质、项目人员资质。公司资质又分为专业资质、荣誉、知识产权（软著、专利）、财务状况。业绩资质根据招标要求提供相关的证明文件，注意证明文件要严格按照招标要求提供，比如业绩有金额要求的，那就不能隐藏合同的金额；业绩有签约内容明细要求的，那就需要提供分项报价表；业绩有需要提供发票的，就需要提供相应发票。当然还有要求签订时间的。总而言之，我们提供的证明文件是能清晰的证明我们的业绩没有问题。保险起见，在提供业绩合同文件时，可以在满足要求的基础上，多提供2份以上的业绩，作为备份。项目人员资质考察的是项目实施的能力，一些招标文件上会对项目经理有履历、证书、学历上的要求。也有的会要求提供项目人员的社保缴纳证明。
2、技术部分一般分为技术方案、实施方案、培训与服务。技术部分的内容有很大一部分是可以做成标准模板的，这个模板需要我们在工作的过程中，逐步整理和完善。至于不同的部分，我们针对性的响应就可以了。比如实施进度计划表、维保期限、售后响应时间等，涉及到专业部分，我们也需要协调相关部门的人配合编写，比如产品部门出个原型、功能说明；硬件部门提供产品选型以及技术参数等。
3、价格部分一般有两种，综合评分法以及低价评分法。综合评分法一般都是根据投标单位的报价去掉一个较高和较低的，取剩余单位的算术平均值作为基准为满分。低价评分法的较低价为满分。实际上不管哪种评分方法，我们都需要对竞争对手的价格有充分的了解，才能在报价时不至于拍脑袋。
（五）理解投标文件格式要求
招标文件都会提供格式要求，我们要注意文件格式和内容的区别，格式要求填写的内容我们要逐项填写。格式包括标题、内容和备注。内容部分按照要求填写，比如商务偏离表和技术偏离表，要看清楚是不是需要逐项逐条应答，在应答内容上也不要直接复制参数，会导致无效投标。对于备注信息，要明白备注信息是属于格式的一部分，还是对格式的解释说明。不要随意删除，会导致无效投标。比如投标报价一览表下面的【注】，因为该【注】描述的是表格中的报价涵盖项目总报价的各种费用。
充分协调各部门资源
在制作投标文件的过程中，我们最头疼的事，个是招标文件的解读出现疑问了，第二个是各种证明文件（如果是初次做投标）以及专业的技术响应文档，那两个问题由谁来负责，我们需要心里清楚，能快速准确的找对人，把任务分解下去，最后由我们来整合和检查。所有的文件，我们也要注意整理和保存，在下次投标时，就可以直接使用了。有些文件可能需要公司审批后才能使用，比如财务审计报告，所以就算我们保存过这个文件，也不要偷懒直接用，该走的流程一定要走。
精细安排任务计划时间
我们了解，制作投标文件需要多个部门的配合才能完成，考虑到我们还有编辑、整合、检查、打印、封装等工作，所以我们对各个部门划分任务时，一定要告诉对方你要的是什么东西（详细解释），什么时间要（截止日期），同时还要实时关注进度，提供对方。根据个人经验，所有的文件较好要在投标截止前3天提供，至于报价，较好也要在投标截止前2天提供。
不要少于三次的检查
只要经历过少盖一个章、少提供一份文件、报价大小写不一致，导致的废标或不中标，你就会明白检查有多重要，就算是检查多次，心里也没底。每次开标现场，心里默念的就是别废标。所以投标文件怎么检查、什么阶段检查，建议如下：把所需提供的文件列一个表，逐一核对；把所需要签字盖章以及填写日期的页码记录下来，逐一核对；2人交叉审核；打印前检查、打印盖章后检查（转PDF打印避免格式错误）、密封后检查（原件是否已经备齐）；一定要记得提醒授权委托人带身份证。
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