招标方对原件的保管义务包含哪些内容？

在招投标活动中，投标人提交的原件是证明其履约能力与合法资格的关键凭证。招标方作为接收方，对这些原件的保管绝非简单的“收存”，而是贯穿于招标全流程、承载着法律责任与专业要求的一系列系统性义务。本文将结合相关法规与实务，详细拆解这一义务的具体内涵。

一、 法定义务的核心：从“接收”到“归还”的全流程责任

招标方对原件的保管义务，首先源于其在招投标法律关系中的特定地位。当投标人应招标文件要求提交原件供核验时，招标方便与投标人之间形成了一种事实上的保管合同关系。这意味着义务的起点是“接收确认”，终点是“完整归还”，期间则覆盖了安全保管、防止毁损灭失、禁止非法使用等核心内容。

安全保管与防止毁损：这是最基本的要求。招标方需提供具备防火、防盗、防潮等基本条件的物理或电子保管场所，并建立严格的存取登记制度。对于纸质原件，应避免折叠、污损；对于电子扫描件（虽非严格意义上的“原件”，但常作为存档副本），则需确保存储系统的安全性与数据完整性。任何因保管不善导致的证书污损、遗失，招标方均需承担相应赔偿责任。

限定使用范围：原件仅能用于本次招标活动的资格核验与评审之目的。招标方及其委托的评标委员会无权将其用于其他商业用途，或擅自复制、传播。尤其是在发现投标人可能存在伪造、变造资质、资格证书等违法行为时，招标方虽需依法处理并报告，但处理过程中对原件的审查也需在合法合规的框架内进行，并留存记录。

及时归还义务：核验或评审工作结束后，招标方应及时将原件归还给投标人。通常，对于未中标人，应在中标结果公示后或合同签订后的约定期限内归还；对于中标人，其原件可能需留存至合同履行关键节点作为履约保证的一部分，但也应在招标文件或合同中明确约定留存时限与归还条件，避免无期限扣押。

二、 义务的具体内容与操作要点

具体而言，招标方的保管义务可分解为以下几个操作性环节：

1.接收与查验登记环节：

设立专门的接收窗口或通道，由专人负责。

当场核对证书原件与投标文件副本信息是否一致，并登记证书名称、编号、提交人、提交时间、预计归还时间等关键信息，由双方签字确认。此登记表是界定保管责任起止时间的重要依据。

2.在库保管环节：

物理隔离与分类存放：将不同投标人的证书原件分袋、分盒存放，避免混淆。将原件与招标方自身文件或其他项目文件隔离管理。

存取控制：保管场所应限于授权人员出入。调阅原件需履行审批手续，并在登记簿上记录调阅人、调阅事由、调阅及归还时间。

环境控制：符合一般档案保管的温湿度及安全要求。

3.评审使用与流转环节：

评标委员会需使用时，应由招标方工作人员统一传递，并告知评审专家妥善使用、及时归还。

在评审现场，应确保原件在可控视线范围内，防止在传递、翻阅过程中意外损毁或丢失。

4.归还与档案管理环节：

严格按照事先约定的条件（如未中标立即归还、中标后合同签订后归还等）执行归还程序。归还时需双方再次核对、签收，完成保管责任闭环。

对于招标全过程产生的资料，包括核验记录、保管登记表等，招标人负有法定的归档责任。《国家发展改革委等部门关于印发〈招标人主体责任履行指引〉的通知》（发改法规〔2025〕1358号）明确要求，招标人需加强招标投标资料管理，及时收集、整理、归档全过程文件资料，并确保其完整与安全。这意味著与原件相关的管理记录，本身也是需要长期妥善保管的招标档案的一部分。

三、 政策规范解读与风险规避

从国家政策导向看，对招标投标资料的规范管理日益严格，这间接强化了招标方对等关键文件的保管义务。

主体责任强化：前述《招标人主体责任履行指引》以及更早的《关于严格执行招标投标法规制度进一步规范招标投标主体行为的若干意见》（发改法规规〔2022〕1117号）等文件，均强调招标人的主体责任。其中，资料管理是主体责任的重要组成部分。保管不善导致资料（含证书原件）缺失、损毁，不仅是民事纠纷的，也可能在行政监督中被视为内部管理混乱的表现。

防范法律风险：如果因保管不善丢失原件，导致投标人错过其他招标项目或产生其他损失，招标方将面临民事诉讼与索赔。更严重的是，如果丢失的原件被不法分子利用进行挂靠、围标串标等违法行为，招标方还可能因管理漏洞承担连带责任。政策文件明确要求招标人应采取措施防范投标人伪造、变造资质等行为，而严谨的原件保管与核验流程正是第一道防线。

衔接代理机构责任：当招标方委托招标代理机构时，需在委托协议中清晰界定原件的保管责任归属。根据规定，招标代理机构在代理活动结束后，需向招标人提交全套招标档案资料，且不得篡改、损毁。这意味着，即使实务操作由代理机构执行，招标人作为责任主体，也必须通过合同和监督确保代理机构履行了妥善保管的义务。

招标方对原件的保管义务，是一个集法律合规、流程管理与风险防控于一体的系统性工作。它远不止于“锁在柜子里”，而是需要通过制度化的接收、登记、存放、使用、归还及归档全链条操作来落实，并置于国家强化招标人主体责任、规范招标投标资料管理的政策背景下加以理解和执行。任何环节的疏忽，都可能转化为实实在在的法律与信誉风险。