关于加强建设工程档案管理的指导意见

为规范建设工程档案管理，保障档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在工程质量追溯、运维管理和城市发展中的基础性作用，现提出如下指导意见。

一、充分认识建设工程档案管理的重要性

建设工程档案是工程建设、管理、维护和改建扩建活动的真实记录，是城市建设和发展的宝贵信息资源。完整、准确的工程档案对于保障工程质量和安全、处理工程纠纷、进行历史文化遗产保护以及应对突发事件都具有不可替代的作用。各有关单位应高度重视，将档案管理纳入工程建设和管理的全过程，切实提升档案工作的规范化、信息化水平。

二、健全档案管理责任体系

（一）明确主体责任。建设单位对工程档案管理负总责，应在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合明确工程档案编制的责任、要求、费用和移交期限。

（二）强化协同责任。勘察、设计、施工、监理等单位应负责其合同范围内工程档案的收集、整理和归档工作，确保档案的准确性和完整性，并按规定向建设单位移交。

（三）落实监管责任。各级建设行政主管部门和档案行政管理部门应加强对建设工程档案工作的监督、指导和检查，将档案管理情况纳入工程评优和信用评价体系。

三、规范档案收集与整理流程

（一）同步管理原则。工程档案工作应与工程建设进程同步实施。在项目立项、规划、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等各阶段，都应同步进行文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

（二）归档范围与质量。归档文件材料应真实反映项目建设的全过程和实际状况，图物相符、技术指标可靠、签章手续完备。重点加强对立项文件、勘察设计文件、施工技术文件、监理文件、竣工图和竣工验收文件等关键环节文件材料的管理。

（三）规范整理标准。归档文件材料的整理应符合国家及行业相关标准规范，做到分类科学、组卷合理、编目清晰、装订整齐，便于检索和利用。

四、大力推进档案管理信息化建设

（一）推广电子档案应用。积极创造条件，大力推进电子文件归档和电子档案管理。对于符合规定的电子档案，与纸质档案具有同等效力。电子文件归档应符合《建设工程文件归档规范》等相关标准的要求，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

（二）建设信息管理平台。鼓励各地区、各单位建设统一的建设工程档案信息管理平台，实现档案信息的数字化采集、网络化传输、标准化管理和高效化利用，提升档案管理效率和资源共享水平。

（三）保障信息安全。建立健全档案信息安全保障体系，采取有效技术手段和管理措施，防范信息泄露、损毁和丢失风险，确保电子档案的长期可读、可存、可取。

五、严格档案验收与移交程序

（一）完善验收机制。建设工程竣工验收前，应先期或同步进行档案专项验收或检查。档案不齐全、不准确的，不得组织工程竣工验收。

（二）明确移交要求。建设工程竣工验收后，建设单位须按规定向城建档案馆（室）及相关部门移交一套符合规定的工程档案。移交工作应在规定时限内完成，并办理正式移交手续。 对于未按规定移交档案的单位，应依据相关法规进行处理。

六、加强保障措施与监督管理

（一）加强组织领导。各单位应明确档案工作分管领导和责任部门，配备专职或兼职档案管理人员，并提供必要的经费和设施保障，确保档案工作顺利开展。

（二）强化队伍建设。定期组织开展档案业务培训和交流，提升档案管理人员的专业素养和业务能力，建设一支高素质、专业化的档案管理队伍。

（三）严格监督检查。建设行政主管部门和档案行政管理部门应建立联合督查机制，对重点工程项目档案进行抽查，对发现的问题及时督促整改，对违法违规行为依法依规处理。

各地区、各有关单位可依据本意见，结合自身实际，制定具体实施办法。